El transporte aéreo es una de las opciones más utilizadas cuando una empresa necesita mover mercancía con rapidez entre ciudades o países. Sin embargo, administrar este tipo de operaciones implica mucho más que registrar un paquete y asignarle un número de seguimiento.
Un software de envíos aéreos permite organizar la recepción de mercancía, crear guías, controlar consolidaciones, registrar vuelos, gestionar clientes y mantener actualizada la información de cada envío.
Además, cuando una empresa de carga comienza a crecer, manejar estos procesos únicamente con hojas de cálculo o sistemas independientes puede generar errores, duplicidad de información y pérdida de tiempo.
Por eso, muchas empresas de logística están incorporando plataformas que centralizan toda la operación.
¿Qué es un software de envíos aéreos?
Un software de envíos aéreos es una plataforma diseñada para administrar las operaciones relacionadas con el transporte de carga por avión.
Este tipo de sistema puede ayudar a controlar diferentes etapas del proceso logístico, desde el momento en que la mercancía llega al almacén hasta que es consolidada, embarcada y entregada al destinatario.
Entre otras funciones, una empresa puede utilizarlo para registrar:
- clientes;
- paquetes;
- recibos de almacén;
- guías;
- vuelos;
- aerolíneas;
- consolidaciones;
- manifiestos;
- facturas;
- pagos;
- estatus de carga.
De esta manera, la información permanece centralizada y puede ser consultada por diferentes departamentos de la empresa.
Cómo funciona una operación de carga aérea
Aunque cada empresa tiene su propio proceso, normalmente una operación aérea comienza cuando la mercancía llega al warehouse o almacén.
El personal registra la carga y genera un recibo de almacén. Posteriormente, los paquetes pueden ser preparados para su despacho.
Una vez que existe suficiente mercancía para un destino determinado, la empresa puede agruparla dentro de una consolidación.
Después se registra la información correspondiente al vuelo, aerolínea, destino y documentos asociados.
Finalmente, cuando la carga llega al país de destino, comienza el proceso de recepción, desconsolidación y entrega.
Un sistema especializado permite mantener conectadas todas estas etapas.
Software para controlar paquetes desde el warehouse
El warehouse es uno de los puntos más importantes dentro de una empresa de envíos.
Cada paquete que entra al almacén debe quedar correctamente identificado.
Por ejemplo, el sistema puede registrar información como:
- número de warehouse receipt;
- nombre del cliente;
- remitente;
- destinatario;
- peso;
- dimensiones;
- fotografías;
- descripción de mercancía;
- fecha de recepción;
- agencia;
- destino.
Además, es posible imprimir etiquetas con códigos de barras para identificar físicamente cada pieza.
Esto facilita posteriormente el proceso de clasificación y consolidación.
Creación de guías para envíos aéreos
Las guías permiten relacionar uno o varios paquetes con un envío determinado.
Dentro de un software de logística, una guía puede contener información sobre el remitente, destinatario, mercancía transportada, costos y destino final.
Asimismo, la plataforma puede generar documentos que posteriormente pueden ser impresos o enviados al cliente.
Tener esta información digitalizada reduce significativamente el trabajo manual.
Consolidación de carga aérea
La consolidación es una práctica común dentro del transporte aéreo.
Consiste en agrupar múltiples paquetes o guías dentro de un mismo despacho.
Por ejemplo, una empresa que recibe mercancía durante toda la semana puede agrupar diferentes envíos con destino a Caracas, Bogotá, Santo Domingo o Panamá.
Posteriormente, toda esa mercancía puede ser asociada con un mismo vuelo.
Un software de envíos aéreos facilita la creación de estas consolidaciones y permite saber exactamente qué paquetes forman parte de cada despacho.
Control de vuelos y aerolíneas
Otro elemento importante es registrar la información correspondiente al transporte.
Una plataforma logística puede almacenar datos como:
- número de vuelo;
- aerolínea;
- aeropuerto de salida;
- aeropuerto de destino;
- fecha estimada de salida;
- fecha estimada de llegada;
- número de Air Waybill;
- estatus del embarque.
Gracias a esta información, el equipo operativo puede consultar rápidamente la situación de cada consolidación.
Air Waybill y documentación aérea
El Air Waybill, también conocido como AWB, es uno de los documentos más importantes dentro del transporte aéreo internacional.
Este documento contiene información relacionada con la carga transportada.
En operaciones más complejas también pueden utilizarse documentos como:
- Master Air Waybill;
- House Air Waybill;
- manifiestos;
- listas de carga;
- reportes de consolidación.
Cuando el sistema genera estos documentos automáticamente, se reduce la necesidad de transcribir información repetidamente.
Seguimiento de envíos para los clientes
Los clientes esperan saber dónde se encuentra su mercancía.
Por eso, una plataforma de envíos puede incluir un portal de tracking.
El cliente introduce su número de guía o paquete y consulta el estado de su envío.
Algunos estados comunes pueden ser:
- recibido en almacén;
- procesando;
- listo para despacho;
- consolidado;
- en tránsito;
- recibido en destino;
- disponible para entrega;
- entregado.
Además, ciertas plataformas permiten enviar notificaciones automáticas por correo electrónico, aplicaciones móviles o WhatsApp.
Automatización de tarifas
Calcular manualmente el precio de cada envío puede convertirse en un problema cuando una empresa maneja cientos de operaciones.
Por esta razón, el software puede incluir tablas de tarifas.
Estas tarifas pueden depender de diferentes factores, entre ellos:
- peso;
- peso volumétrico;
- destino;
- tipo de servicio;
- agencia;
- tipo de mercancía;
- cliente.
Una vez configuradas, el sistema puede utilizar estas reglas para calcular automáticamente el costo de determinados servicios.
Peso real y peso volumétrico
En carga aérea no siempre se utiliza únicamente el peso físico del paquete.
El volumen también puede influir en el precio.
Por ejemplo, una caja muy grande pero liviana puede ocupar una cantidad importante de espacio dentro del avión.
Por esta razón, muchas operaciones utilizan el peso volumétrico.
Un sistema logístico puede registrar automáticamente las dimensiones de cada paquete y almacenar la información necesaria para realizar estos cálculos.
Dimensionadores conectados al software
Algunas empresas utilizan equipos conocidos como dimensionadores.
Estos dispositivos permiten capturar automáticamente:
- peso;
- largo;
- ancho;
- alto;
- fotografía de la mercancía.
Posteriormente, esa información puede ser enviada al software.
De esta manera, el personal del warehouse evita introducir manualmente los datos de cada caja.
Cuando existen cientos o miles de paquetes, esta automatización puede representar un ahorro importante de tiempo.
Facturación dentro del software de envíos
La operación logística también debe estar conectada con el área administrativa.
Por eso, un sistema puede incluir herramientas para generar facturas.
Entre otras funciones, una empresa puede:
- crear facturas;
- registrar pagos;
- controlar saldos pendientes;
- aplicar créditos;
- consultar estados de cuenta;
- generar recibos.
Asimismo, algunas plataformas pueden integrarse con sistemas contables o procesadores de pago.
Portal para clientes de casillero
Las empresas que trabajan con casilleros internacionales pueden ofrecer acceso a un portal privado.
Desde allí, cada cliente puede consultar sus paquetes.
También puede revisar información como:
- warehouse receipts;
- guías;
- facturas;
- pagos;
- fotografías;
- estatus;
- dirección de casillero.
Esto reduce la cantidad de consultas que recibe el personal de atención al cliente.
Software para múltiples agencias
Muchas empresas de envíos comienzan con una sola ubicación.
Sin embargo, con el tiempo pueden abrir nuevas agencias o trabajar con representantes en diferentes ciudades.
Un sistema multiagencia permite administrar todas estas operaciones desde una plataforma central.
Cada agencia puede tener usuarios, clientes, paquetes y operaciones propias.
Al mismo tiempo, la oficina principal puede consultar información consolidada.
Control de usuarios y permisos
No todos los empleados deben tener acceso a la misma información.
Por ejemplo, un operador de warehouse puede necesitar registrar paquetes, mientras que un empleado administrativo puede trabajar únicamente con facturación.
Por eso, el software debe permitir crear diferentes roles y permisos.
Esto ayuda a mantener mayor control sobre los procesos internos.
Reportes para empresas de carga aérea
Los reportes permiten entender lo que está ocurriendo dentro de la operación.
Algunos indicadores pueden mostrar:
- cantidad de paquetes recibidos;
- libras procesadas;
- ingresos;
- facturas pendientes;
- paquetes por destino;
- clientes activos;
- consolidaciones realizadas;
- operaciones por agencia.
Con esta información, la gerencia puede identificar tendencias y tomar mejores decisiones.
Integraciones con otras plataformas
Una empresa logística normalmente utiliza diferentes herramientas.
Por eso, las integraciones pueden convertirse en una parte importante del software.
Por ejemplo, una plataforma puede conectarse con:
- procesadores de pago;
- sistemas contables;
- herramientas de marketing;
- WhatsApp;
- correo electrónico;
- aplicaciones móviles;
- sistemas de códigos de barras.
También puede utilizar una API para intercambiar información con plataformas externas.
Software en la nube para carga aérea
Los sistemas modernos suelen funcionar desde la nube.
Esto significa que los usuarios pueden acceder desde diferentes ubicaciones utilizando un navegador web.
Por ejemplo, una empresa puede tener su warehouse en Miami y agencias en otros países.
Todos los usuarios autorizados pueden trabajar dentro del mismo sistema.
Además, la información se actualiza continuamente.
Beneficios de utilizar un software de envíos aéreos
Implementar una plataforma especializada puede ayudar a una empresa a organizar mejor sus operaciones.
Entre los principales beneficios se encuentran:
- centralización de información;
- menor cantidad de procesos manuales;
- mejor control de paquetes;
- reducción de errores;
- seguimiento de mercancía;
- automatización de documentos;
- mejor comunicación con clientes;
- mayor capacidad para manejar crecimiento.
Sin embargo, la implementación debe realizarse de acuerdo con el flujo operativo real de cada empresa.
¿Cuándo una empresa necesita un software de carga aérea?
Una empresa puede comenzar utilizando hojas de cálculo cuando maneja pocas operaciones.
No obstante, existen algunas señales que indican que puede ser momento de utilizar una plataforma especializada.
Por ejemplo:
- aumenta rápidamente la cantidad de paquetes;
- existen varias agencias;
- los clientes preguntan constantemente por sus envíos;
- existen errores frecuentes en facturación;
- resulta difícil localizar paquetes;
- varios empleados trabajan sobre archivos diferentes;
- se crean documentos manualmente;
- no existe una base de datos centralizada.
Cuando estas situaciones comienzan a aparecer, la tecnología puede convertirse en una herramienta importante para continuar creciendo.
TrackingPremium como software para empresas de envíos aéreos
TrackingPremium es una plataforma para empresas de courier, freight forwarders y operadores logísticos que necesitan administrar diferentes procesos dentro de una misma solución.
El sistema permite gestionar operaciones relacionadas con warehouse receipts, paquetes, guías, consolidaciones, facturación y seguimiento de carga.
Además, puede adaptarse a empresas con múltiples agencias y diferentes tipos de operaciones logísticas.
La posibilidad de centralizar información permite que los departamentos operativos, administrativos y de atención al cliente trabajen con los mismos datos.
Tecnología para organizar una operación aérea
El transporte aéreo seguirá siendo una parte fundamental de la logística internacional.
Sin embargo, a medida que una empresa aumenta su volumen de operaciones, también aumenta la cantidad de información que necesita controlar.
Un software de envíos aéreos puede ayudar a conectar warehouse, clientes, paquetes, guías, vuelos, consolidaciones, facturación y tracking dentro de un mismo flujo.
Por eso, digitalizar estos procesos no solamente permite trabajar de manera más organizada. También prepara a la empresa para manejar una operación de mayor escala.