Para garantizar una comunicación efectiva y profesional, ya sea por WhatsApp, email o teléfono, es fundamental seguir ciertas reglas y buenas prácticas. Aquí te detallo algunas de las principales para cada medio:
WhatsApp Uso Exclusivo para Detalles Específicos y es un privilegio este mecanismo el cual se puede perder si no se siguen las reglas especificadad
Propósito del Canal: El canal de WhatsApp se utilizará exclusivamente para la atención de detalles muy específicos relacionados con el servicio o producto. Esto incluye, pero no se limita a, consultas rápidas sobre información puntual, seguimiento de solicitudes previamente realizadas o confirmaciones de datos específicos.
No para Asuntos Generales: Para consultas generales, problemas complejos o situaciones que requieran una explicación detallada, se solicita utilizar otros canales de comunicación, como el correo electrónico o el teléfono.
Normas de Comunicación:
- Claridad: Las solicitudes deben ser claras y concisas. Proporcione toda la información relevante en un solo mensaje siempre que sea posible.
- Respeto: Mantenga un tono profesional y respetuoso en todas las interacciones. Evite el lenguaje agresivo o impaciente.
- Respuestas y Seguimientos: Espere una respuesta dentro del horario laboral establecido. En caso de no recibir una respuesta o si la situación no se resuelve de manera satisfactoria, comuníquese a través de otro canal de atención al cliente.
Violación de las Reglas:
- Infracciones: Si se detecta el incumplimiento de las normas de comunicación, como la presentación de consultas generales o la falta de respeto, el canal de WhatsApp será desactivado para el cliente en cuestión.
- Alternativa de Comunicación: En estos casos, se realizará la comunicación a través de una llamada telefónica con uno de nuestros ejecutivos para resolver el asunto de manera adecuada. Esta medida asegura que todas las cuestiones se traten con el nivel de detalle y profesionalismo necesarios.
- Usa un asunto claro: El asunto debe reflejar claramente el contenido del mensaje para que el receptor pueda identificar rápidamente su importancia.
- Mantén la formalidad: Usa un lenguaje profesional y evita jergas o coloquialismos. La estructura del email debe ser clara, con párrafos bien definidos.
- Revisa ortografía y gramática: Los errores gramaticales y ortográficos pueden afectar tu credibilidad. Revisa y edita tu mensaje antes de enviarlo.
- Sé específico en tu solicitud: Si estás haciendo una solicitud o planteando un problema, sé lo más específico posible para facilitar una respuesta efectiva.
- Usa un saludo y una despedida adecuada: Comienza con un saludo apropiado y termina con una despedida formal, incluyendo tu nombre y datos de contacto si es necesario.
Comunicación Telefónica
- Identifícate al iniciar la llamada: Proporciona tu nombre y el propósito de la llamada para que el receptor sepa con quién está hablando y por qué.
- Escucha activamente: Presta atención a lo que dice la otra persona y evita interrumpir. Asegúrate de entender bien antes de responder.
- Sé claro y directo: Expón tu mensaje de manera clara y sin rodeos. Evita divagar para mantener la llamada en curso y eficiente.
- Mantén un tono de voz calmado y profesional: El tono de voz puede influir en la percepción del mensaje. Mantén un tono amable y controlado, incluso si la conversación se torna difícil.
- Confirma entendimientos y acuerdos: Al final de la llamada, resume lo discutido y confirma cualquier acuerdo o acción a seguir para asegurarte de que ambas partes estén alineadas.
Reglas Generales para Todas las Comunicaciones
- Respeto mutuo: Mantén siempre un tono respetuoso y profesional. Evita el lenguaje hostil o agresivo.
- Paciencia y comprensión: La paciencia es clave, especialmente cuando se trata de resolver problemas o malentendidos.
- Privacidad y confidencialidad: Respeta la privacidad de la información y evita compartir datos sensibles sin el consentimiento adecuado.
- Empatía: Muestra empatía hacia la otra persona, especialmente en situaciones difíciles. Entender el punto de vista del otro puede facilitar una resolución más rápida y efectiva.
Siguiendo estas reglas, puedes contribuir a una comunicación más efectiva y profesional, sin generar ambientes hostiles ni malentendidos..
