¿Qué es la firma electrónica? preguntaba un cliente de una empresa de carga. Para validar los documentos electrónicos no se requiere imprimirlo y luego firmarlos por parte del signatario. Hoy en día este proceso se simplifica con la nueva tecnología de informática.
Una firma electrónica es una forma electrónica de la firma manuscrita tradicional.
Es una representación electrónica de la intención de una persona de aceptar y verificar el contenido de un documento o los datos que se vinculan a la firma.
¿Cómo crear la Firma Electrónica?
Dibuja fácilmente tu firma con tu mouse o trackpad. Alternativamente, carga una imagen de tu firma o simplemente toma una foto de tu firma con la cámara de tu dispositivo. Existen varios tipos de software en el mercado para pegar esta firma a los documentos: .https://smallpdf.com/es/firmar-pdf
Al igual que cualquier firma manuscrita en papel y tinta, una firma digital se reconoce legalmente en términos de la intención del firmante de firmar un documento en particular. Al firmar de manera electrónica lo que importa es quién hizo la firma y el contenido del documento no se modifica posteriormente.
¿Por qué debería adoptar la firma electrónica?
Existen muchas razones para el uso de esta herramienta de trabajo que la han convertido en una opción ideal tanto para particulares como para empresas.
A continuación veremos y analicemos las razones por las que debería adoptar este procedimiento digital para su negocio. Estas le darán respuesta a sus preguntas sobre la misma . Hay varias razones para adoptar la firma electrónica, veamos algunas:
1. La comodidad en el proceso de firmar.
Validar un documento con firma electrónica implica un proceso sencillo. Los principiantes pueden pensar que es complicado usar la firma electrónica, pero realmente, las firmas electrónicas han hecho que el proceso de firma tradicional sea aún más simple y directo.
Desde subir un documento hasta compartirlo con el firmante y conseguirlo firmado de manera electrónica, el proceso es muy fácil y sencillo sin ninguna complicación.
Si consideramos la firma manuscrita en papel y tinta, implica una serie de pasos como imprimir, fotocopiar, enviar por mensajería, escanear, etc. desde el envío del documento al firmante hasta la recepción del documento firmado. Por tal motivo, los documentos en papel y las firmas manuscritas son menos eficientes.
Con Trackingpremium el proceso de firmas digitales es muy sencillo, se despliega una sección para que sus clientes puedan firmar rápidamente y sin ningún inconveniente
2. Comodidad y facilidad de uso
Con la firma electrónica, puede darle a su negocio una nueva ventaja. Las empresas no pueden limitarse a un solo lugar. Los equipos y clientes remotos no son infrecuentes en estos días. Por lo tanto, si su empresa tiene el equipo remoto o los clientes repartidos por el país o el mundo, comprenderá la importancia de una buena colaboración y comunicación entre todas las partes. Y aquí viene la importancia de la firma electrónica.
Con la solución de firma electrónica, todo el proceso de firma se lleva a cabo en línea, por lo que no importa cuál sea la ubicación de los clientes o equipos. Los documentos se envían en línea de manera segura y se firman con la firma electrónica en unos minutos o incluso segundos sin ningún período de espera o demora de días y semanas, y finalmente se devuelven en línea de forma segura.
Ciertamente, tendremos transacciones más eficientes con el uso de una firma electrónica, pues permite a sus equipos, clientes y socios firmar los documentos de forma electrónica / digital, sin necesidad de movilizarse. Una firma electrónica es un medio conveniente de firma en este mundo ajetreado. Si utiliza la firma electrónica, demuestra que respeta el tiempo y la apretada agenda de los demás.
3. Ponga orden en su oficina, sin tantos papeles.
Realmente requiere mucho tiempo y energía para administrar el papeleo en las actividades comerciales. ES un tiempo que se puede emplear en cualquier otro trabajo efectivo. Por otro lado, el papeleo también requiere mucho espacio.
Además, debe archivar, administrar y almacenar los documentos comerciales de manera adecuada, por lo que, si necesita alguno, puede encontrarlo fácilmente en orden en menos tiempo. Aquí está la respuesta al por qué de esta valiosa herramienta. Si adopta la firma electrónica, conservará todos sus documentos en formato digital todo el tiempo que desee. Uno puede crear, firmar y almacenar documentos en línea con el uso de firma electrónica.
Si adopta la firma digital , no necesitará una copia impresa de los documentos en ningún momento, lo que significa que no tendrá que lidiar con ningún papeleo complicado. Todos sus datos, registros, transacciones y documentos se almacenarán en línea y podrá acceder a ellos en minutos o incluso segundos. Es por eso que la firma electrónica debe ser parte de su negocio en esta era digital.
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4. Con una firma electrónica ahorre tiempo y esfuerzo
Si opta por utilizar la firma de manera electrónica, puede completar todo el proceso de firma de un documento en minutos o incluso segundos, independientemente de la ubicación y la distancia de las partes. Sí, incluso si la parte firmante se encuentra en otro país, puede recibir el documento en línea y firmar el documento en minutos.
Como resultado, podrá ahorrar una gran cantidad de tiempo.
5. Grandes ahorros de costos.
Con el uso de la firma de forma digital, puede hacer que sus operaciones comerciales sean más económicas. Reducirá el costo que gastaría en papel, bolígrafo y otros materiales relacionados, como impresión, mensajería, fotocopias, etc.
Es importante adoptar las tecnologías que podrían ayudarlo a ahorrar una cantidad. La adopción de firmas digitales para su empresa lo ayuda a ahorrar costos de manera inteligente y, por lo tanto, brinda una serie de beneficios para su empresa durante un período más prolongado.
Cuando opta por utilizar la firma digital , se conecta por completo y se vuelve sin papel. Por lo tanto, no necesita gastar dinero en papel, impresiones, fotocopias y todo. La cantidad que recortará y ahorrará desde aquí se puede utilizar en una serie de nuevas oportunidades que llevarían su negocio a nuevas alturas.
6. Mayor satisfacción del cliente.
Toda empresa desea mantener a los clientes felices y satisfechos. Usted puede lograr un mayor nivel de satisfacción del cliente con la firma de manera electrónica. Es una de las razones más comunes por las que las empresas están adoptando la firma electrónica a un ritmo mayor.
Con una firma digital , compartirá el documento en línea con sus clientes en minutos (independientemente de su ubicación y la distancia a la que se encuentren). De esta manera, brindará a sus clientes la posibilidad de firmar en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Con el uso de esta herramienta , el proceso de firma se vuelve mucho más simple, fluido y optimizado.
7. Mayor seguridad y protección.
Cuando maneja documentos en papel, es otra responsabilidad mantener esos documentos de manera segura. Como siempre existe el temor de que los documentos en papel puedan ser robados, destruidos, extraviados, alterados, etc. La firma electrónica no solo facilita la seguridad general, sino que la firma electrónica también mantiene un registro de toda la información esencial relacionada con las transacciones de firma. Por lo tanto, la firma electrónica garantiza una credibilidad y autenticidad adicionales para esas transacciones.
8. ¿Es legal la firma electrónica?
La respuesta es positiva. El Acta de U.S. Electronic signature in Global and National Commerce ( ESIGN) en el año 2000, establece la legalidad de la firma electrónica en todos los estados del territorio norteamericano y donde se apliquen las leyes federales.
Las firmas digitales son legales en otros países, como en los de Europa por UETA y E-Sign Act, y eIDAS y en la India por la Ley de Tecnología de la Información. Así, la firma de un documento con la firma digital verifica la intención del firmante de verificar legalmente el documento.
Las firmas digitales son legalmente reconocidas, aprobadas y aceptadas al igual que las firmas manuscritas con papel y bolígrafo. El registro, conocido como seguimiento de auditoría asociado a la firma de manera electrónica, lo hace más aceptable en caso de cualquier disputa legal.
Siempre que un documento se firma con firma electrónica, ofrece una vinculación más detallada y legal con el registro de eventos tomados en ese documento. Estos registros actúan como evidencia más sólida de la firma y verifican al firmante de una mejor manera que cualquier firma manuscrita tradicional.
¿Está listo para adoptar la firma electrónica?
Una firma digital es una de las mejoras y avances significativos de la tecnología para hacer nuestras vidas más simples y fáciles. La adopción de una firma digital no solo le ofrece una solución de firma más rápida, fácil, conveniente y rentable, sino que también envía su contribución a un negocio ecológico.
Entonces, usar una firma digital para su negocio es una gran idea. No lo pienses mucho y toma la decisión correcta e incorpora la firma electrónica en tu negocio para experimentar los grandes beneficios de la firma electrónica.
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Se parte de los ganadores y de las empresas que se adaptan. El éxito se basa en la capacidad de adaptación.
