Gran parte del éxito de la logística de carga, depende del recibo del almacén o Warehouse Receipt (WR). Con este recibo se cierra el trato con el cliente y queda un registro tanto para la empresa como para él. Este recibo debe crearse en el momento de entrada de la mercancía, siguiendo unos parámetros establecidos. Un software de gestión de la carga cómo Trackingpremium permite la creación de este tipo de documento de una manera bastante fácil.
No se pude tener una buena logística si no hay recibos. No importa que su empresa sea pequeña y usted pueda llevar toda la información en cuadernos de notas hechas a lápiz o en su cabeza.
La emisión de un recibo es de gran importancia tanto para la empresa como para el cliente. El recibo es la garantía de haber hecho un trato comercial y sirve como respaldo para cualquier reclamo. También nos sirven para organizar la carga y el manejo eficiente del almacén.
¿Qué es un Warehouse Receipt?
Es un documento muy importante para la administración y manejo de la carga en donde se registra toda una data que identifica las características más importantes, así como los datos personales del cliente que la envía y el destinatario que la recibe. En realidad, se trata de varios documentos, uno digital que queda guardado en el computador, otro físico que se imprime para el cliente y una etiqueta que se pega al envoltorio de la carga en un lugar visible.
¿Cómo se crea un Recibo de almacén?
En nuestro sistema de carga Trackingpremium crear un warehouse receipt es bastante sencillo. En el menú de la banda derecha de la pantalla, aparece la palabra Warehouse Receipt. Hacemos click en este botón e inmediatamente se abre un menú desplegable en donde hay varias opciones. Hacemos click en CREATE y nos aparece una pantalla blanca y azul en donde está señalados los siguientes campos para llenar por el empleado.
Cuando son clientes que retornan entonces los datos se obtienen del computador con la tecla SEARCH de color azul. Pero Ojo!. Si son nuevos clientes entonces hay que introducir los datos a mano después de haber pisado la tecla CREATE, de color verde. Algunos de estos campos contienen las opciones posibles, de tal manera que no hay nada que escribir, sino aplicar un click, para ahorrar tiempo. Por ejemplo si su empresa tiene varias agencias o sucursales, entonces todas ellas estarán listadas en el campo correspondiente.
¿Qué datos contiene un Recibo de Almacén?
- 1- Datos del cliente que envía: Nombre, documento de identidad y dirección.
- 2- Datos del Cliente que recibe: Nombre, documento de identidad y dirección.
- 3- Datos de los paquetes: Tipo de paquete, como por ejemplo sobre, caja, bulto o pallet.
- 3. Instrucciones. También se clasifica la carga de acuerdo al medio de transporte: Así pues tenemos Marítimo, Aéreo o terrestre.
- 4- Datos extras. Indica el nombre de transportista y la procedencia, como por ejemplo Amazon, Walmart, UPS, Fedex …etc. Condiciones de empaque de la carga. Allí podemos elegir entre varias opciones como por ejemplo carga refrigerada, normal, expresa o súper rápida. Inclusive hay un espacio para colocar una fotografía de la carga. También se le asigna una numeración a cada paquete para su ubicación dentro del almacén.
- 5- Tarifas: Dentro del software están incorporadas las tarifas aduaneras para aquellos países de destino. Esta información se puede actualizar por parte del propietario de la licencia del Software.
- 6- Cargos Asociados. En primer lugar el costo total del envío, el cual depende del volumen y otros factores a considerar, como ya hemos señalado arriba. El software calcula el monto de manera automática, para evitar errores. Hay otros cargos a cancelar como por ejemplo el pickup del paquete, el empaque,….etc.
- 7- Datos de la tarifa.
- 8- Se especifica si es un WR que se encuentra reemplazado.
Cálculo del Volumen
El volumen de un paquete es un valor que hay que expresar en pies cúbicos. Como la mayoría de las personas usan cintas métrica marcadas en pulgadas (inches) hay que hacer una reconversión. Estas cuentas por supuesto, las hace el software de manera automática. Se sabe que el pie es una medida de longitud usada en los países de habla inglesa y se ha vuelto casi universal. Un pie contiene doce pulgadas.
El volumen de una caja se obtiene la multiplicar las tres longitudes de sus dimensiones, esto es usando la fórmula:
Volumen = alto x ancho x largo.
Si las medidas vienen dadas en pulgadas, entonces le volumen en pies cúbicos (CF) será el producto de ellas, dividido por el factor 1728. Esto es :
Largo x ancho x alto/1728= Volumen en Pies Cúbicos
Por ejemplo una caja de 12x12x12 tiene un pie cúbico.
Por otro lado, si las medidas longitudinales sean hecho en metros, entonces se multiplica el volumen total por 27:
Largo x ancho x alto x 27 = Volumen en Pies Cúbicos.
¿Qué documentos se generan con un Recibo de almacén?
Al terminar el proceso de registro de información. El software lo almacena en una lista. Si queremos buscar algún recibo, hacemos click en el botón MANAGE y nos dará una Lista de Warehouse Receipt Por Procesar. Si queremos ver los registros procesados, hacemos click en el botón LIST y nos dará la lista de todos los recibos.
También se estarán generando los siguientes documentos:
1- Una Etiqueta que se imprime con los datos de la carga.
2- Un Documento en PDF para los archivos de la empresa.
3- Una Nota de Entrega (impresa) para el cliente en donde aparece el código de la operación y los datos más importantes.
4- Una Declaración de Valor (impresa).
Importancia de la generación automática de etiquetas
El uso de estas etiquetas facilita los procesos de logística de carga, desde la llegada al almacén hasta el destinatario final.
Con el software de Trackingpremium se obtiene un formato estándar y modificable para identificar las cajas. Dicha etiqueta contiene información relevante para las empresas courier, entre ellas: Datos del destinatario, Código de Barra que permite realizar chequeo de la mercancía con dispositivos que escasean dichas etiquetas.
Importancia de tener un PDF de un Recibo de almacén.
La ventaja de tener un documento PDF del Recibo de Almacén (WR) consiste en dar formalismo al manejo de la carga en un almacén. Además de esto, permite tener conocimiento sobre la mercancía que encuentra en el almacén.
En el documento del WR se encuentra los siguientes datos: Datos del remitente, datos del destinatario, datos de los paquetes, términos, condiciones, etc.
Importancia de los términos y condiciones en documentos de carga.
Es importante tener bien especificadas las condiciones bajo las cuales se realiza el transporte y la responsabilidad de la empresa. Estos contratos de transporte se usan, para evitar asuntos legales que pueden ser complicados.
En este tipo de contrato de transporte , la empresa regula
- La responsabilidad del transportista.
- Los plazos para reclamar daños, tanto aparentes como ocultos.
- Los plazos de prescripción de las reclamaciones.
- Las indemnizaciones.
