El comercio electrónico y el almacenamiento son dos elementos clave en la cadena de suministro y la operación de negocios en línea. El comercio electrónico se refiere a la compra y venta de bienes y servicios a través de plataformas digitales, mientras que el almacenamiento se refiere a la gestión y organización de los productos en un espacio físico.Optimizando el proceso de recepción de su almacén nos evita muchos problemas. Esto es crucial cuando se habla de cómo llevar a cabo una operación de manera eficaz. El objetivo es obtener los productos correctos en el momento adecuado, en las cantidades adecuadas y en excelentes condiciones con el peso y las medidas adecuadas.
Ciertamente, el procedimiento de recepción es fundamental para garantizar una operación de almacén eficiente. Durante este proceso, se busca recibir los productos correctos en el momento oportuno, en las cantidades adecuadas y en óptimas condiciones, incluyendo el peso y las medidas correctas.
Cuando el proceso de recepción de almacén es deficiente puede ocasionar problemas de control de existencias y aumentar los costos operativos. Si no se lleva a cabo de manera adecuada, pueden surgir errores en la entrada de datos, lo que resulta en discrepancias entre las existencias registradas y las existencias reales. Los problemas de control de existencias y los mayores costos operativos pueden resultar de un proceso de recepción de almacén deficiente.
Debido a su importancia, afecta negativamente a todas las operaciones si no funciona con la máxima eficiencia. Los retrasos en los muelles, el procesamiento de productos mal etiquetados o los costos de funcionamiento por transporte inactivo son efectos indeseables de una recepción ineficiente.
Los cuatro pasos del proceso de recepción de su almacén.
Recibir artículos en su almacén implica varios procedimientos cruciales. Las empresas deben seguir estos pasos precisamente para garantizar que se entreguen y almacenen correctamente los productos. No basta con comprar inventario y enviarlo a su almacén. A continuación se proporciona un resumen de un procedimiento típico de recepción en un almacén.
1. Pre-recepción
Determine las responsabilidades previas a la recepción antes de enviar el inventario a un almacén para que pueda ordenarse y entregarse correctamente.
En esta fase, el propietario de la empresa calcula cuántos contenedores se requieren, qué cantidad de cada artículo y las especificaciones de embalaje para cada artículo (por ejemplo, criterios de etiquetado, número de paquetes cargados por palet y tamaños y pesos aceptables de los paquetes).
Si se asoció con una empresa de logística externa (3PL), revise los requisitos previos a la recepción que puedan tener. La mayoría de ellos cuentan con procedimientos para finalizar el inventario en sus almacenes. Debes seguirlo antes de transferir tus mercancías.
Hoy en día, se elabora una etiqueta de orden de recepción de almacén (WRO) con información clave del paquete. Cada envío lleva almacenado un código de barras con estas características. Con él, es más sencillo escanear y comprobar los productos recibidos mediante un software de gestión de almacenes.
2. Recepción y Descarga de Existencias
La parte receptora descarga la mercancía una vez que el envío entrante llega al almacén. El conocimiento completo del inventario de antemano puede ayudar a agilizar el procedimiento de recepción. Los gerentes de almacén pueden asignar adecuadamente trabajadores y equipos grandes, como transpaletas y montacargas, según el tamaño y el volumen del envío entrante.
Lo ideal es que las plataformas de los camiones se coloquen los paquetes al revés en el orden opuesto al cronograma de entrega. Hacer esto permite al personal del almacén hacer la descarga rápidamente.
3. Inspección de inventario
El personal de su almacén verifica el contenido de cada entrega, incluida la cantidad, la calidad del sello, los códigos de producto y SKU, y el estado general. Garantiza que las cajas contengan lo que hay en la WRO y cuándo llegará. Los códigos SKU o Stock Keeping Unit son uno de los elementos fundamentales para llevar el control y gestionar el stock en la bodega. SKU es el número de referencia único de un producto, según aparece registrado en el sistema de la empresa.
Este paso es necesario para evitar que los artículos defectuosos lleguen a sus clientes. El proceso de inspección también es esencial para identificar tendencias y reducir y prevenir errores futuros.
4. Almacenamiento y archivo del inventario
Su gerente de almacén o el personal de recepción reconocerán que toda la carga ha sido inspeccionada y descargada minuciosamente. Los productos obtienen números de inventario antes de clasificarlos según tamaño, tipo, fecha de vencimiento y otros factores. Posteriormente se entregan al almacén. Luego, su sistema de seguimiento interno se actualiza con información sobre el inventario recibido, los productos dañados y las ubicaciones de almacenamiento. El procedimiento de almacenamiento suele ser ineficiente en almacenes que aún no se han digitalizado.
Mejores prácticas para mejorar el proceso de recepción de su almacén
La recepción en almacén tiene como objetivo descargar, verificar y almacenar el inventario de manera eficiente y adecuada, y también contabilizar todos los artículos.
Sin protocolos o una lista de verificación para la descarga y recepción, los almacenes o las empresas corren el riesgo de tener registros inexactos o perder mercancías. Esto puede afectar negativamente el recuento de su inventario.
Los jefes de almacén deben brindar a los trabajadores las herramientas que describan claramente una lista de tareas simplificada, paso a paso. Esto sirve como una guía clara a seguir al recibirlo, así como una lista ordenada de preguntas para hacer y detalles para verificar. Tener la documentación adecuada ayuda a evitar tener que lidiar con un seguimiento de inventario inexacto. Por tal motivo, damos cuatro recomendaciones imprtantes.
1. Utilice software/sistemas de gestión de inventario
La recepción de productos implica muchos pasos que pueden resultar tediosos y llevar mucho tiempo completarlos. Se pueden cometer errores en el seguimiento y la documentación de manuales del movimiento del inventario. La disponibilidad de mano de obra y equipos es indispensable.
Las soluciones modernas de software de almacén pueden minimizar estos procedimientos lentos, evitar errores e incluso automatizar algunos procesos.
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2. Realice un seguimiento de las métricas relevantes
Un sólido proceso de recepción en almacén facilita el seguimiento de los gastos de inventario y logística. Es ventajoso si almacena productos en varios almacenes o centros logísticos. No basta con recopilar datos en cada etapa del proceso de recepción. Se deben examinar los datos en busca de tendencias y patrones para encontrar las causas fundamentales de los problemas y las ineficiencias.
Los propietarios de empresas pueden convertir sus datos en una ventaja competitiva al realizar un seguimiento de estos KPI y convertirlos en cambios sustanciales.
3. Tenga un sistema de etiquetado claro
El etiquetado preciso es anterior a la recepción eficiente. Asegúrese de que sus proveedores etiqueten adecuadamente toda la carga antes de entregarla en su almacén. Confirme que tanto los humanos como las herramientas digitales puedan leer correctamente las etiquetas. Debe asegurarse de que su almacén esté equipado con los escáneres de datos adecuados en los puntos críticos de recepción.
A través de tecnologías de vanguardia y una estructura de etiquetado bien definida, el personal del almacén puede actualizar rápidamente la información del stock en el sistema tan pronto como descargan. Las tecnologías emergentes, como los códigos de barras, el etiquetado RFID y los sistemas automatizados de gestión de palés, pueden optimizar el etiquetado.
La información precisa del inventario le brinda más control y conocimientos sobre los plazos de entrega, la confiabilidad y el desempeño de calidad del proveedor.
4. Inspeccionar y volver a verificar
Asegúrese de tener todo el equipo y el personal necesarios listos para verificar si hay errores en los datos del inventario o cualquier otro posible problema durante la inspección. Realizar una adecuada inspección de los artículos recibidos requiere una inversión de tiempo y mano de obra. Por otro lado, tener las herramientas adecuadas y personal capacitado durante la inspección ayuda a evitar errores costosos mientras se trabaja de manera eficiente.
Es posible que sus operaciones de rutina ya incluyan auditorías de almacén. Sin embargo, deberá intensificar sus auditorías y realizarlas con mayor frecuencia si desea optimizar sus procesos y procedimientos.
Conclusión
Optimizar el proceso de recepción en el almacén es un paso fundamental en el cumplimiento del comercio electrónico. Ayuda a que los procesos complejos de cumplimiento de pedidos se ejecuten sin problemas, de manera eficiente y sin errores.
Automatizar y digitalizar el proceso de recepción es esencial para mantenerse al día con la dinámica empresarial cambiante.
Fuente: https://zhenhub.com/blog/warehouse-receiving-process/
