La operación de un almacén depende de información precisa.
Cada paquete recibido, movimiento interno, cambio de ubicación o despacho necesita quedar correctamente registrado. Sin embargo, cuando los empleados dependen únicamente de computadoras fijas, hojas impresas o registros manuales, el proceso puede volverse más lento.
Por eso, una aplicación móvil de almacén puede convertirse en una herramienta importante para digitalizar las tareas diarias.
Además, permite que los empleados capturen información directamente desde el lugar donde ocurre la operación.
De esta manera, el sistema puede mantenerse actualizado mientras la mercancía se mueve dentro del warehouse.
¿Qué es una aplicación móvil de almacén?
Una aplicación móvil de almacén es una herramienta diseñada para ejecutar procesos logísticos desde un teléfono, tablet o dispositivo móvil.
Puede utilizarse para registrar actividades como:
- recepción de mercancía;
- escaneo de códigos;
- fotografías;
- ubicación de paquetes;
- cambios de estatus;
- preparación de pedidos;
- consolidación;
- despacho;
- inventario.
Por lo tanto, el trabajador no necesita regresar constantemente a una estación de trabajo.
La movilidad cambia la operación del warehouse
En un almacén, el trabajo ocurre físicamente entre cajas, racks y zonas de recepción.
Por eso, obligar al empleado a trasladarse hasta una computadora para registrar cada movimiento puede generar pasos innecesarios.
Con una aplicación móvil, la información puede capturarse directamente donde se encuentra la mercancía.
Por ejemplo, un operador puede escanear una caja frente al rack correspondiente.
Después, puede actualizar su ubicación inmediatamente.
Como resultado, disminuyen las diferencias entre lo que ocurre físicamente y lo que aparece en el sistema.
Recepción de paquetes desde una aplicación móvil
La recepción es una de las primeras etapas del proceso.
Cuando una caja llega al warehouse, el empleado puede registrarla desde el dispositivo móvil.
Por ejemplo, puede capturar:
- cliente;
- remitente;
- número de tracking;
- peso;
- dimensiones;
- descripción;
- fotografías;
- observaciones.
Además, puede generar o relacionar un warehouse receipt.
De esta manera, el paquete queda identificado desde el momento de entrada.
Escaneo de códigos de barras
El escaneo puede acelerar muchas tareas.
En lugar de escribir manualmente un número largo, el operador utiliza la cámara o un lector conectado.
Esto permite identificar rápidamente:
- paquetes;
- warehouse receipts;
- guías;
- ubicaciones;
- consolidaciones.
Además, se reducen errores de digitación.
Por eso, el código de barras puede convertirse en uno de los elementos principales de una operación móvil.
Fotografías de la mercancía
Las fotografías ayudan a documentar la condición del paquete.
Por ejemplo, un empleado puede registrar una imagen cuando la caja llega dañada.
También puede utilizar fotografías como evidencia de recepción.
En consecuencia, el historial del envío contiene más información.
Además, atención al cliente puede consultar esas imágenes cuando necesita responder una pregunta.
Registrar peso y dimensiones
El peso y las dimensiones son datos esenciales para muchas empresas de carga.
Estos valores pueden influir en:
- tarifas;
- peso volumétrico;
- facturación;
- planificación;
- consolidación.
Una aplicación móvil puede permitir que el trabajador ingrese esa información directamente.
Además, si existen equipos compatibles, los datos pueden formar parte de un proceso más automatizado.
Integración con balanzas y dimensionadores
Algunas operaciones utilizan balanzas y equipos de dimensionamiento.
Estos dispositivos pueden capturar:
- peso;
- largo;
- ancho;
- alto.
Posteriormente, el sistema puede asociar la información con el paquete correspondiente.
Por eso, integrar hardware y software puede reducir todavía más la entrada manual.
Además, permite estandarizar la captura de datos.
Ubicación interna de la mercancía
Encontrar rápidamente un paquete es fundamental.
Cuando el volumen aumenta, recordar dónde está cada caja deja de ser práctico.
Por eso, una aplicación móvil puede registrar ubicaciones internas.
Por ejemplo:
Warehouse A → Rack 4 → Nivel 2 → Posición B
Después, cualquier empleado autorizado puede consultar esa ubicación.
Como resultado, disminuye el tiempo invertido buscando mercancía.
Movimiento entre ubicaciones
Los paquetes pueden cambiar de posición varias veces.
Por ejemplo, una caja puede pasar de recepción a almacenamiento.
Después, puede moverse a una zona de preparación.
Finalmente, puede llegar al área de despacho.
Por eso, cada movimiento debería quedar registrado.
Una aplicación móvil permite actualizar estos cambios inmediatamente.
Inventario desde dispositivos móviles
El inventario físico puede requerir muchas horas.
Sin embargo, utilizar dispositivos móviles puede simplificar parte del proceso.
Los empleados pueden recorrer el almacén y escanear mercancía.
Después, el sistema compara los registros físicos con los datos existentes.
De esta manera, resulta más sencillo detectar:
- faltantes;
- duplicados;
- ubicaciones incorrectas;
- mercancía no identificada.
Preparación de pedidos
En operaciones de fulfillment, la aplicación también puede ayudar durante el picking.
El trabajador puede consultar qué productos necesita recoger.
Además, puede recibir información sobre:
- ubicación;
- cantidad;
- pedido;
- prioridad.
Posteriormente, escanea cada producto para confirmar la selección.
Como resultado, se reduce el riesgo de preparar un pedido equivocado.
Packing y preparación para despacho
Después del picking llega la preparación.
En esta etapa, una aplicación puede ayudar a verificar que el pedido esté completo.
Además, el empleado puede registrar:
- empaque;
- peso final;
- fotografías;
- etiqueta;
- transportista.
Por eso, el proceso queda documentado antes de que la mercancía salga.
Consolidación de mercancía
Las empresas de courier y freight forwarding suelen agrupar varios paquetes dentro de una consolidación.
En este proceso, el escaneo móvil puede ser especialmente útil.
El operador escanea cada paquete antes de incorporarlo.
Después, el sistema confirma que pertenece a la consolidación correcta.
De esta manera, disminuye el riesgo de enviar mercancía hacia un destino equivocado.
Validación antes del despacho
Antes de cerrar una carga conviene validar su contenido.
Una aplicación móvil puede utilizarse para realizar esta revisión.
Por ejemplo, el operador escanea nuevamente las piezas.
El sistema puede indicar:
- paquete correcto;
- paquete duplicado;
- pieza faltante;
- pieza no correspondiente.
Por eso, esta etapa funciona como un control adicional.
Cambios de estatus en tiempo real
El estatus informa qué ocurre con la mercancía.
Por ejemplo:
- recibido;
- almacenado;
- procesando;
- listo para despacho;
- consolidado;
- despachado.
Cuando el operador actualiza el estado desde el móvil, otros departamentos pueden verlo casi inmediatamente.
Además, el cliente puede recibir información más actualizada si el sistema está conectado con tracking.
La aplicación móvil y el servicio al cliente
Una mejor captura de información también puede beneficiar al equipo de soporte.
Si el sistema muestra fotografías, ubicación y estatus, el agente puede responder con más rapidez.
Por ejemplo, ya no necesita llamar al warehouse para preguntar dónde está una caja.
En cambio, consulta directamente el registro.
Por eso, digitalizar la operación interna también mejora la comunicación externa.
Menos papel dentro del almacén
Muchas operaciones todavía dependen de listas impresas.
Sin embargo, estos documentos pueden desactualizarse rápidamente.
Además, pueden perderse o duplicarse.
Con una aplicación móvil, la información puede consultarse desde el sistema.
Por lo tanto, disminuye la dependencia del papel.
Reducción de errores manuales
Cada vez que una persona escribe información existe posibilidad de error.
Por ejemplo:
- número equivocado;
- ubicación incorrecta;
- paquete duplicado;
- cantidad errónea.
El uso de códigos de barras y validaciones automáticas puede reducir estos problemas.
Además, el sistema puede alertar cuando una operación no coincide con lo esperado.
Control de usuarios
No todos los empleados deben realizar las mismas acciones.
Por ejemplo, un trabajador puede tener permiso para recibir paquetes.
Otro usuario puede estar autorizado para cambiar estatus o cerrar una consolidación.
Por eso, una aplicación de almacén debe trabajar con roles y permisos.
Además, conviene registrar quién realizó cada acción.
Trazabilidad de operaciones
La trazabilidad permite reconstruir el historial de una pieza.
Por ejemplo, una empresa puede consultar:
- cuándo llegó;
- quién la recibió;
- dónde fue almacenada;
- cuándo cambió de ubicación;
- quién la escaneó;
- cuándo salió.
Esta información resulta útil cuando ocurre una incidencia.
Además, mejora el control interno.
Aplicaciones móviles para múltiples warehouses
Algunas empresas operan más de una instalación.
Por ejemplo, pueden tener un warehouse principal y varias agencias.
Una plataforma centralizada puede permitir que cada ubicación utilice la misma aplicación.
Sin embargo, cada usuario puede trabajar únicamente con la información correspondiente a su sede.
De esta manera, la empresa mantiene una estructura común.
Sincronización con el sistema central
Una aplicación móvil no debería funcionar como una herramienta aislada.
Por el contrario, debe estar conectada con el sistema principal.
Por ejemplo, una actualización desde el móvil puede reflejarse en:
- warehouse;
- portal del cliente;
- facturación;
- tracking;
- reportes.
Como resultado, todos trabajan con la misma información.
Aplicación móvil y warehouse receipts
El warehouse receipt es uno de los registros principales dentro de muchas empresas de carga.
Una aplicación puede permitir crear o consultar estos recibos.
Además, el empleado puede asociar:
- fotografías;
- peso;
- dimensiones;
- cliente;
- tracking;
- observaciones.
Por eso, el proceso de recepción puede realizarse directamente desde el dispositivo.
Impresión de etiquetas
Después de registrar mercancía, muchas empresas imprimen una etiqueta.
Esta puede incluir:
- código de barras;
- número de warehouse receipt;
- cliente;
- destino;
- agencia.
Una aplicación móvil conectada con impresoras puede facilitar este proceso.
Así, el operador recibe la caja, crea el registro e imprime la identificación sin cambiar de estación.
Control de mercancía dañada
Cuando un paquete llega en malas condiciones, conviene documentarlo inmediatamente.
Una aplicación móvil permite tomar fotografías y agregar observaciones.
Además, puede crear un estado especial o alerta.
De esta manera, la empresa dispone de evidencia desde el momento de recepción.
Manejo de excepciones
No todos los paquetes siguen el flujo normal.
Por ejemplo, puede existir:
- mercancía sin identificar;
- etiqueta ilegible;
- paquete duplicado;
- caja dañada;
- información incompleta.
Por eso, el software debe permitir registrar excepciones.
Además, el equipo puede asignarlas para revisión.
KPI desde la operación móvil
Los datos capturados desde la aplicación pueden alimentar reportes.
Por ejemplo, la empresa puede medir:
- paquetes recibidos;
- paquetes por empleado;
- tiempo de recepción;
- piezas movidas;
- errores;
- paquetes despachados.
Además, estos indicadores pueden compararse entre turnos o ubicaciones.
Por eso, la movilidad también puede aportar información para mejorar productividad.
Productividad por empleado
Una empresa puede analizar cuántas operaciones realiza cada usuario.
Sin embargo, el objetivo no debería ser simplemente aumentar velocidad.
También conviene evaluar precisión.
Por ejemplo, un empleado puede procesar muchas piezas pero generar más errores.
Por eso, productividad y calidad deben analizarse juntas.
Aplicación móvil para courier y freight forwarders
Las empresas courier manejan mercancía que cambia rápidamente de estado.
Además, necesitan conectar recepción, almacenamiento, consolidación y despacho.
Por eso, una aplicación móvil puede resultar especialmente útil.
Los trabajadores pueden ejecutar operaciones directamente desde el warehouse.
Mientras tanto, administración y atención al cliente reciben información actualizada.
Aplicación móvil para empresas de fulfillment
En fulfillment, la movilidad también puede mejorar el proceso.
Por ejemplo, el empleado puede:
- recibir inventario;
- ubicar productos;
- realizar picking;
- validar pedidos;
- preparar paquetes;
- confirmar despacho.
Además, puede utilizar códigos de barras para verificar cada paso.
De esta manera, se reduce la dependencia de procesos manuales.
¿Qué debe tener una buena aplicación móvil de almacén?
Las necesidades pueden variar.
Sin embargo, algunas características importantes son:
- interfaz sencilla;
- escaneo de códigos;
- búsqueda rápida;
- fotografías;
- ubicaciones;
- estados;
- usuarios y permisos;
- conexión con el sistema central.
Además, la aplicación debe funcionar correctamente en dispositivos utilizados dentro del warehouse.
Facilidad de uso
Una aplicación llena de funciones no necesariamente es mejor.
Los empleados necesitan realizar tareas rápidamente.
Por eso, cada pantalla debe mostrar únicamente la información necesaria.
Además, los botones y acciones deben ser fáciles de identificar.
Una interfaz compleja puede ralentizar la operación.
Qué ocurre cuando aumenta el volumen
Con pocas piezas, una empresa puede manejar varios procesos manualmente.
Sin embargo, al aumentar el volumen aparecen dificultades.
Por ejemplo:
- más búsquedas;
- más errores;
- más movimientos;
- más empleados;
- más consultas.
Por eso, digitalizar el warehouse puede convertirse en una necesidad para continuar creciendo.
Aplicación móvil y automatización
La movilidad es solo una parte del proceso.
Además, puede combinarse con automatización.
Por ejemplo, un escaneo puede:
- cambiar un estado;
- registrar una ubicación;
- generar una notificación;
- asociar una pieza;
- activar una impresión.
De esta manera, una sola acción puede completar varios procesos.
TrackingPremium y la aplicación móvil de almacén
TrackingPremium es una plataforma para empresas de courier, freight forwarders y operadores logísticos.
Dentro de una operación de warehouse, centralizar información ayuda a mantener mayor trazabilidad.
Una aplicación móvil puede complementar estos procesos permitiendo que los empleados trabajen directamente desde el área operativa.
Además, la información registrada puede relacionarse con elementos como:
- warehouse receipts;
- paquetes;
- clientes;
- guías;
- consolidaciones;
- estados;
- tracking.
De esta manera, la operación física y la información digital pueden mantenerse conectadas.
El warehouse debe moverse al mismo ritmo que la información
Un paquete puede cambiar de ubicación en segundos.
Sin embargo, si el sistema se actualiza horas después, aparecen diferencias.
Por eso, una aplicación móvil de almacén puede ayudar a reducir la distancia entre la operación física y el registro digital.
Además, permite que los trabajadores capturen información mientras realizan sus tareas.
Finalmente, el objetivo no es simplemente utilizar teléfonos dentro del warehouse.
Se trata de ofrecer al equipo una herramienta que permita recibir, identificar, mover y despachar mercancía con mayor control.
Y cuando la información se actualiza en el momento correcto, toda la operación logística puede funcionar de manera más coordinada.