Una mercancía puede recorrer miles de kilómetros antes de llegar a su destino.
Puede salir de un warehouse, viajar en camión hasta un puerto, entrar en un contenedor, cruzar varios países, pasar por aduanas y finalmente continuar hacia un centro de distribución.
Durante todo ese recorrido surge una pregunta aparentemente sencilla:
¿Dónde está mi carga?
Sin embargo, responderla correctamente requiere conectar información proveniente de diferentes transportistas, almacenes, puertos y sistemas.
Ese proceso se conoce como tracking de carga o rastreo de mercancía.
Y existe un detalle importante: el tracking moderno no consiste únicamente en mostrar un punto sobre un mapa.
Un buen sistema de seguimiento permite comprender qué ocurrió, dónde ocurrió, cuándo ocurrió y qué debería suceder después.
¿Qué es el tracking de carga?
El tracking de carga es el proceso utilizado para conocer y registrar el progreso de una mercancía durante las diferentes etapas de una operación logística.
También puede conocerse como:
rastreo de carga
seguimiento de carga
seguimiento de envíos
rastreo de mercancía
shipment tracking
freight tracking
El objetivo es proporcionar visibilidad sobre el movimiento de una mercancía desde su origen hasta su destino.
Dependiendo del tipo de operación, un sistema de tracking puede mostrar información como:
- ubicación actual;
- último movimiento registrado;
- fecha de recepción;
- salida;
- llegada;
- ETA;
- terminal;
- puerto;
- vehículo;
- contenedor;
- estatus;
- incidencias;
- entrega.
Maersk, por ejemplo, permite rastrear carga marítima, aérea, LCL y parcel utilizando referencias como número de envío, Bill of Lading o contenedor. El resultado puede incluir ubicación actual, movimientos anteriores y programación prevista.
¿Qué significa tracking en logística?
La palabra tracking significa seguimiento o rastreo.
En logística hace referencia a la capacidad de seguir una mercancía mientras avanza por la cadena de suministro.
Por ejemplo:
Recibido en warehouse
↓
Preparando despacho
↓
En tránsito
↓
Llegó al puerto
↓
Despachado
↓
Llegó al destino
↓
En distribución
↓
Entregado
Cada uno de estos eventos puede convertirse en un milestone o hito logístico.
El conjunto de esos eventos forma el historial del envío.
¿Por qué es importante rastrear una carga?
Sin tracking, una empresa puede saber que envió una mercancía pero tener poca visibilidad sobre lo que ocurre después.
Esto genera preguntas como:
¿Ya salió?
¿Llegó al puerto?
¿Está retrasada?
¿Cuándo llega?
¿Fue entregada?
La visibilidad de la cadena de suministro consiste precisamente en hacer que la información sobre productos o mercancías en tránsito sea accesible y útil para las diferentes partes involucradas. IBM define supply chain visibility como la capacidad de rastrear productos, componentes o mercancías mientras avanzan desde el fabricante hacia su destino.
Tracking no significa solamente ubicación
Existe una diferencia importante entre:
Location
y
Status.
La ubicación responde:
¿Dónde está?
El estatus responde:
¿Qué está ocurriendo?
Por ejemplo:
Una carga puede encontrarse físicamente en Miami.
Pero su estatus puede ser:
Recibida en warehouse
Pendiente de consolidación
Despachada
En terminal
Son conceptos diferentes.
Por eso un sistema de tracking completo combina:
ubicación + eventos + fechas + estatus + ETA.
¿Cómo funciona el tracking de carga?
El tracking se construye mediante eventos.
Cada vez que ocurre algo relevante se registra información.
Por ejemplo:
Evento 1
Paquete recibido
Fecha: 1 de septiembre
Evento 2
Consolidado
Fecha: 3 de septiembre
Evento 3
Salida
Fecha: 5 de septiembre
Evento 4
Arribo al destino
Fecha: 10 de septiembre
Evento 5
En distribución
Fecha: 11 de septiembre
Evento 6
Entregado
Fecha: 12 de septiembre
El sistema organiza estos eventos cronológicamente y los presenta al operador o al cliente.
¿De dónde obtiene información un sistema de tracking?
La información puede provenir de diferentes fuentes.
Escaneo manual
Un empleado escanea un barcode cuando ocurre una acción.
Por ejemplo:
Recibido
o:
Entregado
GPS
Un vehículo puede transmitir su ubicación.
APIs
Un carrier puede enviar información automáticamente mediante una API.
EDI
Muchas empresas logísticas intercambian eventos mediante Electronic Data Interchange.
Maersk señala que, dependiendo del servicio, sus actualizaciones de transporte terrestre pueden recibirse mediante integraciones EDI/API, feeds de reporting o actualizaciones manuales.
Sistemas portuarios
Las terminales pueden registrar eventos relacionados con:
- descarga;
- gate in;
- gate out;
- disponibilidad.
Sistemas de aerolíneas
En carga aérea pueden generarse eventos relacionados con:
- recepción;
- vuelo;
- conexión;
- llegada.
Actualizaciones manuales
En operaciones menos automatizadas, un usuario puede cambiar el estatus manualmente.
El número de tracking
Uno de los elementos esenciales es el identificador.
Un tracking number es un código único que permite identificar un envío.
DHL lo define como una combinación de números y, en algunos casos, letras que identifica de forma única una mercancía para poder realizar su seguimiento nacional o internacional.
Un número puede verse así:
TP10004528
o:
1ZXXXXXXXXXXXX
o utilizar referencias específicas como:
- container number;
- Bill of Lading;
- Air Waybill;
- booking number;
- Warehouse Receipt;
- guía.
Tracking de paquetes
El tracking de paquetes suele utilizarse en operaciones courier y comercio electrónico.
Cada paquete tiene un identificador.
Cuando pasa por diferentes puntos, se registra un scan.
Por ejemplo:
Package received
↓
Processing
↓
In transit
↓
Out for delivery
↓
Delivered
Este modelo es familiar para consumidores porque compañías de paquetería lo utilizan ampliamente.
Tracking de carga marítima
El tracking marítimo tiene características diferentes.
Una carga puede viajar dentro de:
- contenedor;
- consolidación LCL;
- unidad completa FCL.
El seguimiento puede realizarse mediante:
Container Number
Bill of Lading
Booking Number
Maersk permite realizar seguimiento de contenedores utilizando el número de shipment o container y mostrar la información de tracking más reciente.
¿Qué puede mostrar el tracking marítimo?
Dependiendo del carrier y del nivel de integración, puede incluir:
- puerto de origen;
- puerto de destino;
- buque;
- salida estimada;
- salida real;
- ETA;
- transbordos;
- llegada;
- movimientos del contenedor.
Maersk explica que el freight tracking puede incluir ETA para diferentes milestones y las paradas durante el recorrido.
Tracking de contenedores
Un contenedor tiene un identificador único.
Por ejemplo:
MSCU1234567
Ese número puede utilizarse para consultar eventos.
El flujo puede ser:
Empty released
↓
Container loaded
↓
Gate in
↓
Loaded on vessel
↓
Vessel departed
↓
Discharged
↓
Available for pickup
↓
Gate out
La terminología exacta depende del carrier y de la terminal.
Tracking de carga LCL
LCL significa:
Less than Container Load.
Diferentes clientes comparten espacio dentro de un mismo contenedor.
En este caso existen dos niveles posibles de tracking:
Contenedor
Permite seguir la unidad completa.
Carga individual
Permite seguir el shipment perteneciente a un cliente.
Maersk señala que el tracking a nivel de carga es especialmente relevante en operaciones LCL y puede basarse en Bill of Lading o booking number.
Tracking de carga aérea
En transporte aéreo puede utilizarse:
Air Waybill — AWB
como referencia.
Un AWB identifica el embarque aéreo y puede utilizarse para consultar diferentes milestones.
Maersk indica que su AWB tracking puede mostrar el tipo de servicio aéreo, fechas y horas estimadas de llegada a distintos hitos y las escalas de la ruta.
Ejemplo de tracking aéreo
Una operación puede mostrar:
Cargo received
↓
Flight booked
↓
Departed origin
↓
Arrived connection airport
↓
Departed connection
↓
Arrived destination
↓
Available
Este seguimiento es especialmente importante cuando existe más de un vuelo.
Tracking de transporte terrestre
Los camiones también pueden generar eventos.
Por ejemplo:
Pickup confirmed
↓
In transit
↓
Arrived terminal
↓
Appointment confirmed
↓
Out for delivery
↓
Delivered
Estos son ejemplos de milestones que Maersk utiliza en determinados servicios de Ground Freight.
Tracking y GPS no son lo mismo
Es común pensar que para tener tracking siempre es necesario utilizar GPS.
No es así.
Un envío puede tener tracking basado únicamente en eventos.
Ejemplo:
10:00 AM — Recibido
2:00 PM — Despachado
7:00 PM — Llegó al terminal
En este caso existe tracking aunque no exista una ubicación GPS permanente.
¿Qué es tracking en tiempo real?
El término real-time tracking suele utilizarse para describir sistemas que reciben información con gran frecuencia o cerca del momento en que ocurre el evento.
Puede utilizar:
- GPS;
- telemática;
- APIs;
- dispositivos IoT.
Pero incluso los sistemas denominados “real-time” dependen de:
- frecuencia de transmisión;
- disponibilidad de conectividad;
- proveedor;
- integración.
Por eso no debe asumirse que todos los trackings muestran posición exacta segundo a segundo.
Tracking por milestones
Muchas operaciones logísticas funcionan mediante milestone tracking.
En lugar de mostrar posición continua, registran puntos importantes.
Por ejemplo:
Origin warehouse
↓
Port departure
↓
Transshipment
↓
Destination port
↓
Customs
↓
Delivery
Para muchas operaciones de freight forwarding esta información es más útil que conocer permanentemente las coordenadas del vehículo.
¿Qué es el ETA?
ETA significa:
Estimated Time of Arrival
o:
hora/fecha estimada de llegada.
Es uno de los datos más importantes del tracking.
Sin embargo, el ETA puede cambiar.
Puede verse afectado por:
- clima;
- congestión;
- conexiones;
- retrasos;
- puertos;
- tráfico;
- operaciones aduanales.
Por eso es importante diferenciar:
ETA original
de:
ETA actualizado.
¿Qué significa ETD?
ETD puede utilizarse para:
Estimated Time of Departure
es decir:
hora o fecha estimada de salida.
El seguimiento marítimo y aéreo suele utilizar ETA y ETD para planificar operaciones.
Tracking y excepciones
No todos los eventos representan progreso normal.
También existen exceptions.
Por ejemplo:
Delay
Customs hold
Delivery failed
Missing documentation
Damaged cargo
Route change
Un buen sistema de seguimiento debería destacar estas situaciones.
Esto permite que el equipo operativo actúe antes de que el cliente descubra el problema.
¿Qué significa shipment visibility?
Shipment visibility es un concepto más amplio que tracking.
Tracking responde principalmente:
¿Qué está pasando con este envío?
Visibility busca ofrecer una visión más amplia sobre:
- múltiples shipments;
- carriers;
- rutas;
- excepciones;
- ETA;
- rendimiento.
Las nuevas plataformas están evolucionando hacia entornos multi-carrier. Maersk, por ejemplo, promociona una plataforma de visibility capaz de combinar información de numerosas aerolíneas y carriers marítimos, utilizando diferentes fuentes para mejorar milestones y ETA predictivos.
Tracking de carga y freight forwarding
Un freight forwarder puede trabajar con múltiples carriers.
Por ejemplo:
Carrier marítimo
Transportista terrestre
Warehouse
Agente destino
El reto consiste en transformar todos esos eventos en una sola historia.
Para el cliente debería verse aproximadamente así:
Recibido
↓
En tránsito hacia puerto
↓
Embarcado
↓
En tránsito marítimo
↓
Llegó a destino
↓
Proceso aduanal
↓
En distribución
↓
Entregado
Aunque detrás existan varios proveedores.
Tracking en empresas courier
En courier, el seguimiento puede comenzar incluso antes del transporte internacional.
Por ejemplo:
Warehouse Receipt creado
↓
Paquete procesado
↓
Consolidado
↓
Guía creada
↓
Despachado
↓
Llegó a destino
↓
Disponible
↓
Entregado
El cliente puede utilizar un solo número para consultar todo el recorrido.
Tracking y Warehouse Receipts
El tracking puede comenzar en el warehouse.
Cuando una caja llega se genera:
WR-10058
Ese Warehouse Receipt puede representar el primer registro.
Por ejemplo:
28 Ago — Recibido en warehouse
Después:
30 Ago — Consolidado
1 Sep — En tránsito
El WR ayuda a mantener identidad desde la primera recepción.
Tracking y consolidación
Cuando múltiples paquetes se consolidan puede existir:
tracking individual
y:
tracking de la unidad de carga.
Por ejemplo:
WR-100
WR-101
WR-102
↓
Consolidación C-500
↓
Contenedor ABC123
El sistema debe mantener las relaciones entre esos niveles.
Así, cuando el contenedor cambia de estatus, los envíos asociados pueden reflejar información relevante.
Tracking después de la desconsolidación
Cuando la carga llega al destino se desconsolida.
Los paquetes recuperan nuevamente su flujo individual.
Por ejemplo:
Contenedor llegó
↓
Desconsolidado
↓
Paquete clasificado
↓
Agencia destino
↓
Out for delivery
↓
Entregado
La trazabilidad debe mantenerse durante esa transición.
Tracking y códigos de barras
El barcode es una de las tecnologías más utilizadas para generar eventos.
Un empleado escanea:
PK-10548
El sistema registra:
Evento: Consolidado
Fecha: 3 Sep
Usuario: Operador 25
Este método permite registrar eventos rápidamente sin escribir números manualmente.
Tracking mediante QR
Un código QR puede servir para:
- identificar mercancía;
- abrir información;
- registrar movimientos;
- permitir consultas.
Dependiendo de la operación, puede complementar o sustituir ciertos barcodes.
Tracking mediante IoT
Los dispositivos IoT pueden proporcionar información adicional.
Por ejemplo:
- ubicación;
- temperatura;
- humedad;
- movimiento;
- apertura.
Esto resulta especialmente relevante para:
productos farmacéuticos
alimentos
mercancía sensible
cold chain.
Tracking en cadena de frío
Para determinados productos no basta saber dónde está la carga.
También importa saber:
en qué condiciones viaja.
Un sistema puede registrar:
Temperatura: 4 °C
y generar una alerta si supera un límite determinado.
De esta forma el tracking se convierte también en monitoreo de condiciones.
Tracking para atención al cliente
Una de las principales razones para ofrecer seguimiento es reducir incertidumbre.
Sin tracking, el cliente llama:
¿Dónde está mi paquete?
El operador busca información.
Pregunta al warehouse.
Consulta al agente.
Responde posteriormente.
Con un portal de tracking, el cliente puede consultar directamente.
Esto reduce trabajo repetitivo para el equipo de servicio.
Notificaciones de tracking
El cliente tampoco debería necesitar consultar constantemente.
Un sistema puede enviar notificaciones cuando ocurre un evento.
Por ejemplo:
Su paquete fue recibido.
Push
Su carga salió hacia destino.
SMS o mensajería autorizada
Su envío se encuentra disponible para retiro.
Maersk también ofrece notificaciones relacionadas con eventos y cambios de programación dentro de sus herramientas digitales.
Tracking público vs. portal privado
Existen dos formas comunes de mostrar información.
Tracking público
El usuario introduce un número.
Por ejemplo:
TP1000058
y consulta el estatus.
Portal privado
El cliente inicia sesión y puede visualizar todos sus envíos.
Por ejemplo:
5 paquetes recibidos
2 en tránsito
1 disponible
12 entregados
Ambos modelos pueden coexistir.
¿Qué información debería mostrar un tracking al cliente?
Conviene mostrar información útil sin sobrecargar.
Por ejemplo:
Número de envío
Estatus actual
Fecha
Lugar
Historial
ETA
Piezas
Dependiendo del servicio también puede mostrarse:
- peso;
- volumen;
- remitente;
- destinatario.
Qué información no debería inventar un tracking
Un sistema solamente debe mostrar información respaldada por una fuente.
Si el carrier no ha informado que una carga llegó, el sistema no debería asumirlo.
Si no existe GPS, no debería mostrarse una ubicación exacta ficticia.
Si el ETA no está disponible, no debería generarse arbitrariamente.
La trazabilidad depende de la confiabilidad de los datos.
¿Por qué a veces el tracking tarda en actualizar?
Existen varias razones.
No ocurrió un nuevo evento
La mercancía continúa en tránsito.
El proveedor actualiza por lotes
Los eventos pueden llegar con retraso.
No existe integración automática
Un operador debe actualizar manualmente.
Problemas de conectividad
Un dispositivo puede transmitir posteriormente.
DHL explica que algunos eventos pueden tardar en aparecer y que, generalmente, el tracking se activa una vez que el envío llega a una instalación y se registra un evento.
Diferencia entre tracking y tracing
Los términos suelen utilizarse juntos:
Track & Trace
Tracking se relaciona con seguir el movimiento.
Tracing se relaciona con reconstruir el historial.
Por ejemplo:
Tracking
¿Dónde está ahora?
Tracing
¿Qué ocurrió desde que salió?
En la práctica, muchos sistemas combinan ambos conceptos.
Diferencia entre tracking y Proof of Delivery
El tracking muestra el progreso.
El Proof of Delivery — POD confirma la etapa final.
Puede incluir:
- nombre del receptor;
- firma;
- fotografía;
- fecha;
- ubicación.
El POD puede convertirse en el último evento del tracking.
Beneficios del tracking de carga
Mayor visibilidad
La empresa conoce mejor el estado de sus operaciones.
Mejor atención al cliente
Los clientes pueden consultar información.
Menos consultas manuales
Se reducen preguntas repetitivas.
Identificación de retrasos
Las excepciones pueden detectarse antes.
Mejor planificación
Un ETA actualizado facilita preparar:
- almacenes;
- transporte;
- personal;
- entregas.
Historial
Permite investigar posteriormente qué ocurrió.
Tracking y análisis operativo
Los datos de tracking también pueden convertirse en KPIs.
Por ejemplo:
Tiempo promedio de tránsito
¿Cuántos días tarda una ruta?
On-time delivery
¿Qué porcentaje llega a tiempo?
Tiempo en warehouse
¿Cuánto tiempo permanece una pieza?
Incidencias
¿Qué rutas producen más excepciones?
El tracking no solamente sirve al cliente.
También genera información para mejorar operaciones.
Ejemplo de tracking completo
Imaginemos una caja enviada desde Miami hacia Latinoamérica.
28 de agosto
Recibido en warehouse
29 de agosto
Procesado
30 de agosto
Consolidado
1 de septiembre
Despachado hacia terminal
2 de septiembre
Embarcado
8 de septiembre
Llegó al puerto de destino
9 de septiembre
En proceso de desconsolidación
10 de septiembre
Disponible para distribución
11 de septiembre
En ruta
11 de septiembre
Entregado
Ese historial permite reconstruir toda la operación.
¿Qué debe tener un buen sistema de tracking?
Un sistema debería permitir:
- identificadores únicos;
- historial cronológico;
- múltiples estatus;
- fechas;
- usuarios;
- ubicación;
- comentarios;
- notificaciones;
- búsqueda rápida.
Para operaciones más avanzadas también puede incluir:
- APIs;
- GPS;
- integrations;
- multi-carrier tracking;
- ETA predictivo;
- dashboards;
- alertas.
Preguntas frecuentes sobre tracking de carga
¿Qué es el tracking de carga?
Es el proceso utilizado para conocer y registrar el progreso de una mercancía durante las diferentes etapas de una operación logística.
¿Qué significa rastreo de carga?
Es otra forma de referirse al seguimiento de una mercancía desde origen hasta destino.
¿Cómo puedo rastrear un contenedor?
Generalmente utilizando el número de contenedor, Bill of Lading o booking en la herramienta de tracking del carrier correspondiente.
¿Cómo rastrear carga aérea?
Normalmente se utiliza el número de Air Waybill o una referencia del shipment.
¿Qué información proporciona un tracking?
Puede mostrar:
- estatus;
- ubicación;
- movimientos;
- fechas;
- ETA;
- incidencias.
La información exacta depende de la fuente y del proveedor.
¿Qué es un tracking number?
Es un identificador único utilizado para consultar el progreso de un envío.
¿El tracking siempre utiliza GPS?
No.
Puede funcionar mediante scans, milestones, APIs o actualizaciones manuales.
¿Qué significa ETA en tracking?
Estimated Time of Arrival, es decir, fecha u hora estimada de llegada.
¿Por qué mi tracking no cambia?
Puede significar que todavía no ocurrió un nuevo evento, que existe retraso en la transmisión de información o que el proveedor actualiza en determinados intervalos.
¿Qué es tracking en tiempo real?
Es seguimiento donde la información se actualiza con alta frecuencia o muy cerca del momento en que ocurre el evento.
¿Qué es shipment visibility?
Es una visión más amplia de la operación que combina múltiples envíos, carriers, ETA, excepciones y eventos.
Tracking de carga: convertir movimiento físico en información
Una mercancía puede moverse aunque nadie actualice un sistema.
Un barco puede navegar.
Un camión puede avanzar.
Un paquete puede cambiar de warehouse.
Pero si esos movimientos no generan información, para el cliente y para el equipo operativo existe poca visibilidad.
Ahí está el verdadero valor del tracking de carga.
El tracking transforma:
movimientos físicos
en:
eventos digitales.
Y esos eventos permiten responder:
qué ocurrió
dónde ocurrió
cuándo ocurrió
qué está ocurriendo ahora
qué debería suceder después
Por eso el rastreo de mercancía es mucho más que mostrar un estatus.
Es una capa de información que conecta diferentes etapas de la cadena logística:
warehouse → transporte → puerto → aduana → distribución → entrega.
Cuanto más confiables sean los datos y mejor estén conectadas esas etapas, mayor será la visibilidad para empresas y clientes.
Y esa visibilidad se ha convertido en uno de los elementos fundamentales de la logística moderna.